Visão de Futuro
Este último vídeo da série sobre Indicadores de Desempenho focaliza o uso de Indicadores nos processos estratégicos da organização.
A recomendação é empregar o mesmos conceito de Meta SMART para a definição de Visão de Futuro, explicitando onde se deseja chegar, com clareza e com data de checagem.
Cabe abordar que os Indicadores de Desempenho colaboram tanto para melhoria de processos em empresas com foco operacional quanto para conquista de objetivos futuros e únicos de organizações que utilizem processos estratégicos.
A conclusão desta série de vídeos é demonstrar a importância da implantação de um sistema de indicadores de desempenho na empresa, com uso correto dos conceitos de Indicadores, Metas, KPIs e Monitoramento.
Utilizando este sistema ou processo, a organização, certamente, ampliará seu conhecimento e o valor de seu
principal ativo – seu Capital Intelectual.
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Monitoramento através de um painel de bordo ou Dashboard
O painel de bordo ou dashboard dos Indicadores de Desempenho é uma ferramenta que permite monitorar, em tempo real, o andamento e a evolução de diferentes demandas e projetos. Com ele, as pessoas da organização passam a ter acesso, de maneira clara e objetiva, a informações relacionadas à gestão e ao desempenho da empresa.
Independentemente do tipo de dashboard que você utilize, os gestores e a equipe devem ser capazes de obter as respostas às perguntas em tempo real e agir com todos os dados consolidados em um só lugar. Usando uma ferramenta que permita criar um layout configurável, deve-se criar um dashboard atrativo. Posicione indicadores relacionados próximos um do outro, criando um fluxo que seja fácil de seguir. Use cores para trazer vida ao seu painel de desempenho e adicione benchmarks para facilitar a avaliação dos dados.
O dashboard pode ser um mural, um quadro, uma TV ou até mesmo um aplicativo no celular. O importante é que seja em um local em que todos possam visualizar facilmente e assim, é possível que os colaboradores saibam o que está dando certo e o que não está. E, a partir disso, fazer as modificações necessárias para atingir as metas estabelecidas.
À medida que os ambientes de negócios mudam, as organizações precisam se adaptar e se ajustar – e com os dashboards de indicadores de desempenho não é diferente. Trata-se de um ciclo contínuo de revisão, ajuste e repetição.Revisões regulares são uma ótima maneira de evitar que seus dashboards fiquem pra trás.
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Os KPI´s como Indicadores de Desempenho
KPI – Key Performance Indicator ou Indicadores Chave de Desempenho – como o próprio termo sugere, são chave, ou seja, devem ser os mais importantes e portanto poucos.
Os Indicadores Chave de Performe ou Desempenho são utilizados para acompanhar os processos críticos ou mais importantes da cadeia de valor de uma organização – evidentemente relacionados com sua estratégia ou Visão de Futuro.
Neste vídeo é citada a diferenciação entre os Indicadores de Desempenho e os Indicadores de Resultado: os primeiros medem uma equipe ou um processo crítico específico, enquanto os segundos avaliam um conjunto de atividades ou processos.
Também é interessante notar a divisão entre os Indicadores Chave de Desempenho e os não chave, ou seja, aqueles que medem processos que não são críticos; assim como existem os Indicadores Chave de Resultado e os não chave – aqueles que medem resultados que não são críticos na empresa.
Uma dica esclarecedora do consultor inglês David Parmenter, é referente à regra 10-80-10, ou seja, a indicação de 10 KRIs, 80 PIs + RIs e 10 KPIs – totalizando em torno de 100 indicadores necessários em uma organização para uma gestão eficiente e adequada.
Por fim, vale aprofundar a discussão sobre como encontrar KPIs vencedores, ou seja, aqueles que de fato ajudam a companhia a melhorar seus processos críticos e que colaboram para alcançar seus objetivos ou metas estabelecidas.
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Como criar uma Meta SMARTT
Todo Indicador de Desempenho deve ser acompanhado de sua Meta. Esta Meta deve ser SMARTT, ou seja, “Specífica”, Mensurável, Atingível, Realista, com Tempo definido e considerada sua Tolerância.
A organização precisa trabalhar o tempo todo com pelo menos uma grande Meta como objetivo, podendo ser chamada como Visão de Futuro. A organização necessita monitorar o resultado deste Indicador periodicamente, buscando atingi-la como conquista de algo precioso e de valor. O acompanhamento diários dos Indicadores e suas Metas, pelas principais pessoas da empresa, revela a importância do tema para todos e aponta claramente o caminho a seguir para todas as equipes.
A definição da Meta desafiadora e justa é sempre um trabalho complexo que toda equipe deve participar, sempre acompanhado por líderes inspiradores e que saibam se relacionar com todas as partes interessadas.
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O que não é medido não pode ser gerenciado
Vídeo inicial de uma série que apresenta dicas práticas para implantação de um Sistema de Indicadores de Desempenho nas organizações.
O primeiro tema: “O que não é medido não pode ser gerenciado”, procura demonstrar que sem indicadores uma organização não consegue alcançar seus objetivos. Uma empresa deve se assemelhar às vidas das pessoas, quando mensuramos nossa temperatura e pressão arterial, as organizações também precisam medir onde sentem dor, ou seja, utilizar INDICADORES! O interesse em desenvolver um Sistema de Indicadores de Desempenho valoriza a companhia, pois explicita o conhecimento e consequentemente o Capital Intelectual. A estruturação de Indicadores de Desempenho, baseado em seus fatores críticos de sucesso colaboram definitivamente para organizações atingirem suas Visões de Futuro objetivas.
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Implantação de um Sistema de Indicadores de Desempenho
O QUE NÃO É MEDIDO NÃO É GERENCIADO
Este importante conceito do estatístico William Deming revela a necessidade de medir processos ou atividades em uma empresa ou em nossa vida pessoal.
Sem indicadores uma organização não consegue alcançar seus objetivos, muito menos melhorar seus processos – resultando em um ambiente de desencontros e desordem.
Ainda nos dias de hoje, apesar da incrível evolução da tecnologia da informação, existem empresas que não usam mensurações em seu sistema de gestão – seja por receio de se exporem, por falta de entendimento do tema ou até por se acharem os melhores no que fazem.
Porque implementar um sistema de Indicadores de Desempenho
Um sistema de indicadores de desempenho colabora definitivamente para mensurar os resultados, para análises comparativas, para controlar e melhorar os processos – sendo utilizado nas tomadas de decisões conscientes.
Assim como acontece com a pessoa física, a pessoa jurídica precisa medir sua “pressão sanguínea” e a temperatura corporal frequentemente. As organizações precisam de algum mecanismo que as façam “sentir dor” – precisam de “Indica-DORES” e não “indica-SAÚDE”.
A implantação de um sistema de medições também desenvolve o capital intelectual da instituição, pois com base em dados a empresa alcança o conhecimento através da transformação em informações e indicadores, gerando consequentemente inteligência no ambiente organizacional.
Meta SMARTT
Todo indicador deve ser acompanhado de sua Meta, assim como toda goiabada cascão deveria ser acompanhada de queijo mineiro.
Utilizando o acrônimo universal, toda meta tem que ser SMARTT, ou seja, Specífica, Mensurável, Atingível, Realista e com Tempo ou prazo de validade. Por minha conta adicionei um segundo T – com objetivo de analisar previamente uma possível tolerância da meta definida.
As metas devem ser suficientemente desafiantes, porém, não podem ser estabelecidas para desanimar a todos antes do trabalho começar. São definidas para serem atingidas e devem ser consideradas no Sistema de Avaliação de Desempenho das áreas ou departamentos e das pessoas de uma corporação.
KPI – Indicadores chave de desempenho ou performance
É um mito considerar que todas as mensurações de performance sejam KPIs. Existem dois grandes grupos de medições nas organizações:
- Indicadores de resultado: medem combinação de atividades e não colaboram no gerenciamento de problemas específicos;
- Indicadores de desempenho: medem atividade específica e revelam clareza sobre a responsabilidade de uma pessoa ou de uma equipe em alguma atividade.
O consultor inglês David Parmenter, que se auto proclama “The King of KPIs”, indica, com muita experiência e propriedade, existirem quatro tipos de indicadores e que deveriam seguir a regra “10 – 80 – 10”, ou seja, toda organização deveria possuir cerca de 10 Indicadores Chave de Resultado, 80 Indicadores de Desempenho e de Resultado e outros 10 Indicadores Chave de Desempenho.
Embora seja relativamente fácil produzir uma lista de indicadores de desempenho, é difícil identificar os KPIs, particularmente quando se deve escolher menos de 10 indicadores de uma organização inteira. Encontrar KPIs apropriados é como descascar as camadas de uma cebola para chegar ao seu núcleo.
Monitoramento através de um painel de bordo ou Dashboard
Reproduzindo a excelente imagem do nosso principal guru da gestão, Professor Vicente Falconi: “Você já imaginou um jogo de futebol sem placar? Você vai ao jogo, vê um monte de gente correr para lá e para cá. Algumas vezes a bola entra na rede, as pessoas pulam para comemorar, mas não existe um registro do que aconteceu ali. Depois todo mundo volta para casa. Nada é medido. Você acha que haveria paixão pelo futebol? O placar de uma partida funciona com o mesmo princípio da gestão à vista, algo que defendo como o ideal para todas as empresas.”
Somente reiterando o conceito do Prof. Falconi – “só ganha o jogo quem acompanha o placar”, ou seja, quanto mais visível, transparente e preciso for o painel de bordo, mais facilmente a instituição alcançará seus objetivos.
Visão de futuro e indicadores estratégicos
A visão de futuro de uma organização, normalmente um sonho filosófico e que só é usada para enfeitar as paredes dos escritórios, deveria ser definida exatamente como um Indicador acompanhado de sua Meta.
Esta Visão de Futuro ou “Macro Meta”, deve ser estabelecida de maneira precisa e sempre como uma Meta SMART – ou seja, depois de vencida deveria ser alterada para busca de novos desafios.
Deixo aqui registrado o exemplo de uma Visão de Futuro exemplar, definida em 2011: Sabesp 300% – 100% de água tratada, 100% de esgoto coletado e 100% de esgoto tratado até final de 2018 – em todas as cidades do Estado de São Paulo onde a Sabesp possui convênio.
Finalizo este post com o preciso conceito do Papa Michael Porter, sobre a diferença entre uma empresa operacional e outra estratégica: “Eficácia operacional significa desempenhar atividades semelhantes melhor que concorrentes. Refere-se a práticas que permitem que uma empresa utilize melhor seus processos. Em contraste, o posicionamento estratégico significa realizar diferentes atividades que os concorrentes ou realizar atividades semelhantes, porém, de maneiras diferentes.”
Portanto a implantação de um Sistema de Indicadores de Desempenho em uma instituição poderá levá-la tanto para a eficácia operacional quanto para um posicionamento estratégico diferenciado.
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Acompanhe a série de vídeos sobre Indicadores de Desempenho
O que não é medido não pode ser gerenciado – Indicadores de Desempenho
Como Criar uma Meta Smartt – Indicadores de Desempenho
Visão de Futuro – Indicadores de Desempenho
KPIs – Indicadores de Desempenho
A Importância do Dashboard
Autor – João Orlando Vian
Especializado em estratégia e planejamento, com experiência na implantação de sistemas de indicadores de desempenho, no desenvolvimento e execução de planos estratégicos e na melhoria dos processos do negócio – sempre na busca da geração de valor para a organização e para a sociedade.
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